Los líderes intencionales conocen cuándo y cómo agregan valor; planifican, toman decisiones y acciones con propósito. Cómo ser intencional durante este periodo de teletrabajo?
1. Maneje sus propias expectativas
La prioridad es la salud de todos
Esta no es una situación de teletrabajo convencional
Su equipo no va a lograr inicialmente la misma productividad
Sea consciente que algunos miembros de su equipo requerirán apoyo sea con el uso de la tecnología como con la transición a esta nueva forma de trabajo
Esta situación va a requerir que usted designe intencionalmente, tiempo disponible para apoyar a su equipo, delegue efectivamente y maneje los conflictos que se generan en las interacciones diarias.
2. Indique claramente las pautas y políticas del teletrabajo desde el punto de vista operativo
Los horarios de disponibilidad serán de acuerdo a las mismas horas de oficina o solo requiere disponibilidad coordinada de todos los miembros de equipo por 2-3 horas y el resto de las horas de acuerdo a los horarios más convenientes y de productividad?
Cualquier cambio en la forma en que se ejecutan los procesos. Es de esperarse que no todos los procesos se ejecuten igual, en especial si hay miembros del equipo en sitio y otros remoto. Una forma rápida y clara para identificar el impacto en los procesos si no se tienen flujos de proceso documentados es confeccionar una Matriz RACI.
Cualquier control o actividad adicional que se tenga que implementar por esta fragmentación del proceso
Repase con su equipo cómo va a fluir la comunicación para asegurar que todas las acciones se ejecutan en el menor tiempo posible y los clientes no se ven afectados. Quién le informa a quién, qué le informa, y cuándo le informa.
Defina cómo se realizarán las aprobaciones
3. Comuníquese con su equipo para mantener el sentido de pertenencia
Pláticas cortas uno a uno - diariamente al inicio, sobretodo si la persona no ha trabajado remotamente con anterioridad. Luego puede espaciarlas a 1-2 veces a la semana.
Mántenga sus reuniones de equipo a través de herramientas tecnológicas. Estas reuniones deben ser cortas, preferiblemente no más de una hora, pero utilizando estructura y dejando un tiempo al inicio para comentarios espontáneos para lograr empatía y apertura. Es el momento de utilizar las mejores prácticas para realizar reuniones.
Escuche detenidamente para que pueda identificar dónde aportar valor
Promueva las interacciones entre los miembros del equipo a través de diferentes medios (llamada directa, chat, posts en plataformas de teletrabajos, etc)
Durante las reuniones solicite a todos que hablen más pausado y con claridad ya que las conexiones a veces distorsionan la voz.
Asegúrese que todos están escuchando y comprendiendo. Haga pausas y solicite comentarios o preguntas aclaratorias.
4. Conozca más a los miembros su equipo a nivel personal
Tienen hijos pequeños o adultos mayores en casa?
Qué les preocupa?
Hay alguna acción de su parte donde pudiese hacer de esta una situación más llevadera?
Cuáles son los periodos del día dónde la persona es más productiva? Evalúe si requiere tener mayor flexibilidad en los tiempos de disponibilidad para que pueda lograr resultados
5. Productividad
Asigne puntos focales de acuerdo a sus habilidades y conocimientos de forma que otros miembros del equipo puedan contactarles y consultarles alguna duda. Puntos focales de tecnología, procesos, controles, estrategia y negocio, etc.
Quizás requiera repensar en distribución de responsabilidades o cambio de roles cuando tenga equipos mixtos (sitio y remoto)
Promueva el aprendizaje de habilidades que puedan apoyar al equipo en este periodo: tecnológicas, productividad, cumplimiento de objetivos, establecimiento de prioridades, tomas de decisión, comunicación asertiva, etc. Mucho de este aprendizaje es gratuito a través de webinars, micro cápsulas, sitios web, etc.
No espere que su equipo recuerde las prioridades y tareas a ejecutar. Para las acciones importantes, mantenga un cuadro de prioridades y acciones críticas actualizado y compartalo con el equipo a través del medio tecnológico que sea más fácil para todos.
Recordemos que esta no es una situación de negocios convencional, son nuevos retos que tienen condicionantes y limitaciones sobre las que se tiene muy poco control
Lo importante es ser intencional y adaptarse a las circunstancias de manera que el equipo se enfoque y logre los resultados razonablemente esperados.
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