Qué debes conocer sobre los ERPs o Software de Negocios?

ERP "Enterprise Resource Planning", es decir, el sistema que planifica los recursos de una empresa.

El ERP es el software que registra todo lo que ocurre con los recursos de una organización, por ejemplo, cómo se mueven sus inventarios, sus ventas, sus compras, sus gastos, es el software que calcula los impuestos, que controla las cuentas bancarias, activos fijos, todo esto luego reflejado en la contabilidad general.

Hoy por hoy los ERP's son la base esencial para que una organización pueda ofrecer productos o servicios a sus clientes; representan un soporte esencial para sus directivos y gerentes ya que son la fuente de información de la organización y un importante elemento de control de la misma. La adquisición de nuevos y más robustos software de gestión de negocios ha sido el punto de partida de las iniciativas de transformación digital.

Objetivos y Beneficios de un ERP:

El propósito de un sistema ERP es apoyar el flujo de trabajo de una empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a los problemas, así como un eficiente manejo de información que permita minimizar los costos diarios y hacer una mejor toma de decisiones.

Estos sistemas cuentan con una base de datos centralizada que permite que se almacene toda la información una sola vez realizando validaciones y relaciones entre los datos para eliminar la redundancia de información y garantizar la integridad de datos.

Áreas funcionales que automatiza un ERP:

Las organizaciones implementan sistemas ERP por una variedad de razones. Si bien una organización puede querer simplificar sus procesos compras y ventas, otra podría estar más interesada en refinar sus prácticas de recursos humanos, atender mejor y más rápido a sus clientes, obtener información confiable y oportuna para la toma de decisiones o mantener mejor control sobre sus operaciones.

El mayor beneficio viene de la integración de las diferentes funciones del negocio y la forma que interactúan entre ellas para dar una perspectiva completa sobre cómo la organización está funcionando.

Qué beneficios tiene un ERP para las Pymes?

Reunir y relacionar toda la información que se genera en los distintos departamentos, es la primera meta que debe perseguir un ERP para Pymes.

En las pequeñas y medianas empresas en las que, por su propia naturaleza es necesario optimizar al máximo los recursos con los que se cuenta, la utilización de un ERP para gestionar los datos con los que se trabaja resulta, estratégico para el crecimiento del negocio.

Los sistemas de gestión empresarial (ERP) orientados a Pymes automatizan muchas tareas dentro de los procesos operativos y/o productivos que son estratégicos para este tipo de organizaciones. Entre otras muchas funciones, incluyen la planificación y gestión de compras y ventas, los inventarios, los cobros y pagos, la contabilidad, en su versión analítica y también contable, la tesorería, entre otros.

Contar con un ERP puede ayudarle a:

• Liberar recursos automatizando tareas recurrentes

• Agregar controles para que se enfoque en su negocio

• Asegura consistencia en la ejecución de los procesos automatizados.

Implementar un programa ERP en tu empresa te permitirá abordar un entorno cada vez más dinámico y exigente.

Cómo elegir un ERP?

La selección del ERP apropiado es tan importante para la empresa ya que de ello depende que logre los objetivos de su inversión y realice su estrategia.

Identificar los criterios de selección en base a la estrategia y objetivos organizacionales es el punto más relevante de esta decisión.

Con tantas opciones en el mercado y la tendencia de las empresas a elegir los Software de Negocios más reconocidos, seleccionar un ERP para su negocio puede representar una tarea de gran esfuerzo e incertidumbre.

Sabias que al menos un 75% de las implementaciones de software de negocios no brinda los resultados esperados? Las principales razones listadas por los expertos radican en procesos de selección con limitada información o información solo proveniente del vendedor del software de negocios, desconocimiento del proceso de implementación y los impactos que conlleva, y obviar al momento de la decisión el costo futuro de mantener la solución operativa y actualizada (licencias, upgrades, adecuaciones, etc).

Qué puede hacer para elegir la solución de ERP (software de negocios) que mejor se ajuste a su empresa y que le provea las ventajas competitivas que apoyen su estrategia?

1. Conduzca un proceso de análisis inicial sobre lo que necesita. Analice sus procesos actuales, identificando fortalezas y áreas de mejora. Defina cómo deben ser sus procesos en el futuro y cómo necesita su negocio operar en el futuro. Esta lista de requerimientos las utilizará posteriormente para comparar las funcionalidades de cada software evaluado. Si cuenta con un software de negocios actualmente, verifique si los requerimientos levantados pueden realizarse en el mismo con adecuaciones (configuraciones o parametrizaciones) menores. En muchos casos los requerimientos actuales van relacionados al análisis de datos y celeridad en gestión de atención al cliente que se pueden obtener a través de software especializado sin requerir la inversión de un nuevo ERP.

2. Evalúe los requerimientos técnicos de la solución. Defina la brecha entre los requerimientos técnicos de la solución versus su infraestructura actual. Qué tanta inversión en tecnología necesita para la implementación y considere esos costos como parte de la nueva iniciativa.

3. Determine y comprenda las implicaciones del costo de adquisición y mantenimiento. El vendedor del software de negocios, es el representante del software de negocios y su labor es señalar y en la mayoría de los casos magnificar los beneficios y capacidades del mismo. Identifique por su cuenta los costos y riesgos de implementación inicial, inversión tecnológia de infraestructura, mantenimiento posterior del software (licenciamiento) y de las actualizaciones e incluya el costo de utilizar sus recursos internos en el proceso de implementación.

4. Desarrolle un plan de implementación realista. Los tiempos de implementación del vendedor del software de negocios no son los mismos tiempos de implementación de su empresa. La organización tendrá actividades y definiciones previas, durante y posteriores a la implementación del software las áreas de estrategias, procesos y personas. Es importante para el éxito de la implementación que determine un plan completo de todas estas actividades requeridas para que la solución sea funcional, probada y aceptada por los usuarios. Y que los usuarios tengan el conocimiento necesario para ejecutar sus actividades diarias con la nueva herramienta sin que se impacte el negocio. Este plan debe realizarse antes de tomar la decisión de selección del software de manera que conozca de antemano el esfuerzo, costos y compromiso de los recursos de la empresa en la iniciativa.

5. Tome suficiente tiempo para definir sus Datos Maestros y Análisis de Datos (Reportes). No subestime el esfuerzo de preparación y alineamiento de la Data maestra (clientes, proveedores, productos, materiales o servicios, unidades de negocios, centros de costos, carta de cuentas, etc.) La facilidad de uso de su nuevo software de negocios depende de una clara definición de datos maestros y los reportes para análisis y toma de decisiones. Si sus requerimientos dependen grandemente en el análisis de datos considere que los ERP tienen funcionalidades limitadas al respecto y por ende, puede evaluar software de especialidad complementarios para hacer uso estratégico de los datos que su ERP va a consolidar.

6. No deje el entrenamiento y manejo de cambio totalmente en manos de su Vendedor de Software. Los cambios de formas de trabajo, líneas de comunicación, uso de la nueva herramienta de forma integrada con otras herramientas que mantiene en su organización deben ser parte de un Plan de Manejo del Cambio estructurado y administrado por la empresa. El vendedor de software es una parte del proceso pero no le brindará la solución de adopción de nuevos procesos y tecnología de principio a fin. Recuerde que la implementación de un ERP es una iniciativa de negocio y no de tecnología. Como negocio, usted estará en mejor posición para determinar cómo debe operar apoyandose en el conocimiento del vendedor/implementador del software en cómo usar la herramienta.

7. Identifique los indicadores de desempeño del retorno de la inversión en el nuevo sistema. Incluya en su plan de trabajo las actividades de seguimiento al retorno de la inversión de acuerdo a sus objetivos principales: automatización de procesos, reducción de costos, manejar crecimiento del negocio, aumentar los ingresos, nuevas líneas de negocio, etc. Este ejercicio le permitirá definir si la inversión será rentable bajo las premisas identificadas y posteriormente, una vez implementado, puede dar seguimiento a los resultados. Está realizando una inversión para que con el mantenimiento y actualización identificado pueda ser competitivo y se adapte a su crecimiento durante los próximos 5 o 10 años?

8. Busque opinión externa objetiva e independiente. Valide las referencias de sus vendedores de software antes de tomar una decisión. Pregunte a sus colega, colaboradores, y otros contactos que software de negocios utilizan y qué beneficios han logrado tener con su implementación. Verifique si sus estimados de costos de mantenimiento y actualización son realistas. Utilice las lecciones aprendidas de otras implementaciones que su negocio haya realizado. Si no tiene experiencia previa consulte un experto quien con la objetividad e independencia le pueda brindar apoyo en la consecusión de sus objetivos.

Siguiendo estos pasos, su empresa evitará caer en la estadística del 75% de proyectos de implementación de ERP que fallan.

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Dania Fuentes es asesora de Transformación Organizacional e Innovación Tecnológica con experiencia de más de 25 años implementando software de negocios y tomando retos de reimplementación en diferentes industrias a nivel nacional e internacional.

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